Systemy zarządzania
Główne zmiany w systemach i kluczowe projekty w 2010 r.
Grupa LOTOS dąży do osiągnięcia oczekiwanego poziomu profesjonalizacji kultury organizacyjnej. Czynnik ten ma istotny wpływ na możliwość odnoszenia przez nią sukcesów w zakresie ochrony i budowania wartości dla interesariuszy.
Ocena dojrzałości organizacyjnej
W raportowanym okresie przeprowadzona została ocena dojrzałości organizacyjnej Grupy LOTOS. Ocena dotyczyła roku 2010 i ze względu na fakt, iż dokonano jej po raz pierwszy, miała charakter pilotażowy.
Dojrzałość organizacyjna przedsiębiorstwa to osiągnięty przez daną organizację poziom profesjonalizacji kluczowych rozwiązań organizacyjnych, procesów i podejmowanych działań, a także ich zgodność z najlepszymi praktykami w obszarze funkcjonowania organizacji i zarządzania nią.
W związku z przyjętym przez Grupę LOTOS podejściem do zarządzania, zakładającym ciągłe doskonalenie, Spółka zdecydowała o podjęciu działań zmierzających do uzyskania obiektywnego zapewnienia dotyczącego dojrzałości przyjętych rozwiązań w zakresie:
- kontroli wewnętrznej,
- zarządzania ryzykiem,
- zgodności („compliance”),
- przeciwdziałania nadużyciom,
- ładu korporacyjnego.
W celu dokonania wewnętrznej oceny dojrzałości powyższych systemów Spółka, we współpracy z zewnętrznym doradcą, opracowała model oceny wykorzystujący najlepsze praktyki biznesowe ujęte w modelu GRC (Governance, Risk Management, and Compliance) wypracowanym przez Open Compliance & Ethics Group. Podstawę dla prac nad konstrukcją modelu stanowiły również inne dokumenty, w tym „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW” oraz metodyki doradcy zewnętrznego w zakresie zarządzania ryzykiem oraz zarządzania ryzykiem nadużyć.
Opracowany model zakłada jednolite podejście do dokonywania przeglądu i formułowania ocen w odniesieniu do budowy i struktury poszczególnych systemów, jak i skuteczności ich działania. Pozwala formułować zarówno ocenę każdego z systemów z osobna, jak również dokonywać kompleksowej oceny dojrzałości organizacyjnej Spółki. Podejście to umożliwia identyfikowanie obszarów, w których zachodzi poprawa lub pogorszenie wyników, a także formułowanie rekomendacji i inicjowanie działań naprawczych.
Ocena systemu kontroli wewnętrznej dotyczy głównie rozwiązań w zakresie środowiska kontroli wewnętrznej. Głównym obszarem zainteresowania w przypadku oceny systemu zarządzania ryzykiem są zagadnienia związane z zarządzaniem tym procesem, identyfikacją oraz oceną zidentyfikowanego ryzyka. System zgodności („compliance”) oceniany jest przede wszystkim pod kątem poprawności rozwiązań przyjętych w zakresie zapewnienia zgodności przyjętych rozwiązań i podejmowanych działań z regulacjami zewnętrznymi. W ocenie systemu przeciwdziałania nadużyciom oceniane są przede wszystkim rozwiązania służące zapobieganiu nadużyciom, w tym ukierunkowane na budowanie i pielęgnowanie właściwych postaw etycznych oraz podejście stosowane w zakresie identyfikacji i oceny obszarów nadużyć. Istotnym elementem procesu oceny ładu korporacyjnego są kwestie związane z efektywnością zarządzania i sprawnością organizacyjną Spółki, w tym w zakresie kształtowania kultury korporacyjnej, formułowania celów, komunikacji, monitoringu, kontroli etc.
Skumulowana ocena dojrzałości organizacyjnej Spółki wskazuje, że Grupa LOTOS jest organizacją, która ukierunkowana jest na profesjonalizację podejmowanych działań oraz przyjmowanie rozwiązań stanowiących dobre praktyki w zakresie funkcjonowania organizacji i zarządzania nią. Jednocześnie jednak da się zauważyć znaczne zróżnicowanie w poziomie rozwoju, rozumianym jako zaprojektowanie i efektywność, poszczególnych systemów wpływających na stan dojrzałości organizacyjnej Spółki.
Wysoka ocena uzyskana przez Grupę LOTOS wynika w znacznym stopniu z wysiłków poczynionych w poprzednich latach na zabezpieczenie wartości i funkcjonowania przedsiębiorstwa, których wyrazem są sprawnie działający system kontroli wewnętrznej oraz rozwiązania tworzące ład korporacyjny i służące zapewnieniu zgodności.
Rezultat ten był możliwy również dzięki działaniom skierowanym na ustanowienie w organizacji systemu zarządzania ryzykiem, który konsekwentnie wdrażany i powiązany z procesami decyzyjnym zachodzącymi w Spółce może stać się ważnym czynnikiem w procesie kreowania wartości dla akcjonariuszy i pozostałych interesariuszy
Założeniem Grupy LOTOS jest dokonywanie oceny dojrzałości organizacyjnej także w kolejnych latach, w cyklu rocznym.
Aplikacja Wymagania Grupy LOTOS dla kontrahentów
Jednym z priorytetów Grupy LOTOS jest zapewnienie bezpiecznych warunków pracy, zarówno własnym pracownikom, jak i pracownikom firm zewnętrznych, wykonujących prace na terenie Grupy LOTOS. Kierując się tymi zasadami oraz wnioskami z auditów dostawców zrodziła się potrzeba udoskonalenia zasad dystrybucji wymagań Grupy LOTOS kontrahentom. Mając na uwadze ciągłe podnoszenie skuteczności komunikacji z interesariuszami, jakimi są kontrahenci, Grupa LOTOS opracowała nowy elektroniczny system służący do dystrybucji bieżących wewnętrznych wymagań i zasad obowiązujących na terenie Grupy LOTOS, w szczególności z zakresu szeroko pojętego bezpieczeństwa pracy, ochrony zdrowia, bezpieczeństwa fizycznego oraz ochrony przeciwpożarowej.
Aplikacja Wymagania Grupy LOTOS dla kontrahentów, która została wdrożona z dniem 1 stycznia 2011 r., będzie dostępna wyłącznie dla uprawnionych osób przez zabezpieczoną, dedykowaną stronę internetową. Stanowi ona również platformę wymiany informacji w zakresie bezpieczeństwa pracy pomiędzy kontrahentami a służbą BHP Grupy LOTOS.
System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji
W Grupie LOTOS wdrażany jest system ochrony informacji wrażliwych DLP (Data Loss Prevention), który umożliwia kontrolowanie przepływu informacji wewnątrz przedsiębiorstwa oraz zapobieganie niekontrolowanemu lub nieuprawnionemu wydostawaniu się na zewnątrz informacji o największym znaczeniu dla Spółki, zgodnie z zasadami bezpieczeństwa informacji obowiązującymi w przedsiębiorstwie.
System Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym (Enterprise Risk Management, ERM)
Grupa Kapitałowa LOTOS kontynuuje wdrażanie systemu zarządzania ryzykiem korporacyjnym (Enterprise Risk Management, ERM). Ma on na celu zapewnienie bezpiecznej i skutecznej realizacji celów strategicznych i operacyjnych grupy kapitałowej. System wspiera podejmowanie szybkich, prawidłowych i świadomych decyzji na podstawie dokonanych wcześniej analiz ryzyka. Wdrożone zasady identyfikacji i oceny ryzyka pozwalają na odpowiednio wczesne reagowanie na występujące zagrożenia i ich częściowe lub całkowite ograniczenie. Poprzez opracowanie stosownych planów postępowania, pozwala także przygotować się na wypadek materializacji danego ryzyka. Grupa LOTOS identyfikuje również pojawiające się szanse oraz nowe możliwości i dąży do ich wykorzystania. Dzięki zarządzaniu ryzykiem korporacyjnym w Grupie LOTOS realizowane są działania - w ramach akceptowalnego poziomu ryzyka - które są najbardziej korzystne z punktu widzenia jej działalności biznesowej.
